在進行內部審核時，發現有不符合項時，我們首先應對不符合項事實進行確認、然后尋找證據、再開具書面不符合項、最后還要對開具的不符合項進行跟蹤驗證。

在開具書面不符合項時應注意：

1、  客觀描述事實；

2、  描述要簡介明了；

3、  不做分析判斷；

一般不符合項的報告要素應當要包含：

（1）      發現區域；

（2）      發生的時間；

（3）      應給出明確的文件名稱或編碼，列出條款規定或條款號；

（4）      與此有關人員只寫職銜或崗位，不寫姓名；

（5）      應有足夠的細節，但不繁瑣，描述應事實確鑿，不加修飾和主管臆斷、推論；

（6）      一份不符合項報告只表述一種不符合的情況。